pl Korzystanie z systemu eDMS MAYAN
Logowanie do eDMS MAYAN
Założenie oraz odzyskanie hasła do konta domenowego
UWAGA! Kliknięcie w danych obrazek spowoduje pokazanie go w pełnym rozmiarze.
Na potrzeby instrukcji, wykorzystane zostały testowe konta użytkowników:
- Przełożony – bezpośredni przełożony pracownika składającego dokument
Dostęp do filmów możliwy po zalogowaniu do konta uekat.pl!
Aby zalogować się do systemu eDMS MAYAN (elektroniczny obieg dokumentów) należy:
-
- Wejść na stronę https://doc.ue.katowice.pl
- Wpisać dane logowania jak do konta domenowego np.
- jakowalski (tj. dwie pierwsze litery imienia oraz nazwisko – Jan Kowalski) lub annowak (od Anna Nowak)
- hasło: hasło dostępu do w/w konta
Logowanie do systemu eDMS MAYAN
Wprowadzenie do systemu eDMS MAYAN – film instruktażowy
- Opcje pozwalające wyszukiwać dokumenty znajdują się w menu po lewej stronie.
Menu systemu MAYAN
- Pole Indeksy pozwoliło posegregować dokumenty wg ustalonych wartości
Pole Indeksy w menu
Na zdjęciu poniżej zostało pokazane jakie obecnie indeksy istnieją w systemie:
Utworzone indeksy w systemie MAYAN
Każdy z tych indeksów ma pola podrzędne dzięki czemu dokumenty są posegregowane w określony sposób (dokumenty pogrupowane wg stanu dla danego obiegu). Na przykład indeks Data utworzenia rozwija się na kolejne poziomy – rok, a następnie miesiąc oraz dzień
Rozwinięty na poziomy indeks Data utworzenia
Wchodząc w konkretny dzień w danym miesiącu, w danym roku, pojawią się złożone lub obsłużone dokumenty.
- Jednym z indeksów jest Dokumenty do obsłużenia, które po wybraniu pokaże pola podrzędne dla określonej grupy pracowników oraz na jakim etapie dokument został obsłużony.
Indeks Dokumenty do obsłużenia
Na zdjęciu powyżej pokazane zostały grupy dokumentów oraz ile dokumentów oczekuje na obsłużenie w danej grupie np.
- Wniosek urlopowy – administracja => Akceptowany przez Przełożonego ma 2 dokumenty co oznacza, że dwa dokumenty pracownika/pracowników niebędących nauczycielami akademickimi oczekują na zatwierdzenie bądź odrzucenie przez przełożonego jednostki.
- Wniosek urlopowy – administracja => Wniosek odrzucony również ma dwa dokumenty co oznacza, że dwa wnioski pracownika/pracowników niebędących nauczycielami akademickimi, zostały odrzucone.
- Wniosek urlopowy – administracja => Wniosek zaakceptowany i zarejestrowany ma 10 dokumentów co oznacza, że 10 wniosków o urlop pracownika/pracowników niebędących nauczycielami akademickimi zostało zaakceptowanych i zarejestrowanych w systemie.
- Kolejną opcją wyszukiwania dokumentów jest pole Obiegi dokumentów
Pole w menu Obiegi dokumentów
Po wybraniu w/w pola pojawią się etykiety określające typ wniosku oraz rodzaj pracownika. Obecnie system przyjmuje wnioski urlopowe
Obiegi dokumentów – rodzaje wniosków
Jak zostało pokazane na obrazku powyżej, grupa Wnioski urlopowe – administracja zawiera 15 dokumentów pracowników niebędących nauczycielami akademickimi. Na tym etapie jeszcze nie wiadomo czy wnioski zostały już w jakiś sposób obsłużone. Aby się tego dowiedzieć należy wybrać przycisk Aspekty, a następnie Stany
Przejście do podglądu stanów dokumentów
- Pojawią się kolejne kroki dla danego obiegu. Obiegiem dokumentu nazywamy kroki przetwarzania dokumentu przez odpowiednie organy np. Poniższy obieg dokumentu przedstawia zaakceptowanie wniosku przez wszystkie organy, na przykładzie pracownika Centrum Informatycznego
- Pracownik składa wniosek u swojego Przełożonego (do Dyrektora CI)
- Przełożony (dyrektor CI) akceptuje wniosek pracownika i składa go w Biurze Zarządzania Kadrami do weryfikacji
- Jeśli Biuro Zarządzania Kardami nie doszukało się błędów, składają wniosek u Kanclerza
- Jeśli Kanclerz zaakceptuje wniosek, składa go ponownie w Biurze Zarządzania Kadrami
- Biuro Zarządzania Kadrami zatwierdza i rejestruje wniosek pracownika dzięki czemu automatycznie wysyłana jest do niego wiadomość o zaakceptowaniu wniosku
Przykładowy obieg dokumentów
Obieg dokumentu – wniosek urlopowy pracownika niebędącego nauczycielem akademickim
Na obrazku powyżej zostały przedstawione kolejne kroki obiegu oraz ile dokumentów oczekuje na rozpatrzenie w danym organie. Można zauważyć, że Przełożony/Przełożeni mają do rozpatrzenia 2 dokumenty, Biuro Zarządzania Kadrami ma do zweryfikowania 1 dokument (który został już zaakceptowany przez przełożonego), 2 dokumenty zostały na pewnym etapie całkowicie odrzucone oraz 10 dokumentów zostało w pełni zaakceptowanych.
- Obok ilości dokumentów znajduje się przycisk, który pozwoli podejrzeć jaki dokument oczekuje/został zatwierdzony lub odrzucony.
Podgląd szczegółowy
- Po wybraniu w/w przycisku, pokażą się złożone dokumenty. Aby móc poznać więcej informacji na temat wybranego dokumentu, należy kliknąć w jego nazwę
Podgląd dokumentu
Dzięki temu otworzy się cały dokument, który można zweryfikować oraz po prawej stronie pokaże się nowe menu, które dotyczy tylko obecnie wyświetlanego dokumentu.
Menu dotyczące wyświetlanego dokumentu
Jako, że dokument jest w trybie podglądu, automatycznie zaznaczona jest opcja Podgląd.
- Z pozycji powyższego menu można operować na dokumencie. W tym celu należy wybrać pole Obiegi dokumentów
Wybór pola Obieg dokumentu
- Aby móc przekazać dokument dalej, należy wybrać przycisk Przejście
Przejście do kolejnego etapu operacji na dokumencie
Na potrzeby instrukcji, na zdjęciu poniżej zostały pokazane opcje, które może wybrać Przełożony pracownika składającego wniosek. Jak można zauważyć, Przełożony ma możliwość wniosek przekazać dalej do Weryfikacji lub odrzucić (tak jak zostało to opisane w punktach w polu numer 5)
Pola wyboru Przełożonego
- Obok pola Przejścia jest również dostępne pole Szczegóły. Po jego wybraniu, ukażą się kroki które zostały wykonane oraz komentarze (które podczas wykonywania przejścia, nie są wymagane).
Przycisk do podglądu szczegółów
Na obrazku poniżej zostało pokazane co wyświetli się po wybraniu przycisku Szczegóły. Znajdują się tutaj poszczególne kroki, które zostały wykonane – od dołu do góry.
Szczegóły przejść wybranego dokumentu
- Innym typem wyszukiwania dokumentów jest wyszukiwanie zaawansowane, co zostało objaśnione w filmie poniżej
